内部与外部沟通:你如何优化每一个?| Brafton

我们都听说过，沟通是关键。这么多年过去了，这句话听起来仍然是真的——尤其是在营销的世界．如今，品牌的传播策略对于企业的长期成功越来越重要。

然而，如果你一直在考虑重新评估公司的沟通方式，那么评估内部和外部沟通就很有必要。充分利用这些不同的信息传递努力，同时在两者之间找到适当的平衡，可以在正确的时间用正确的信息接触到正确的人，这一切都有利于您的业务。

考虑到这一点，让我们深入研究这两种方法之间的关键区别，结合这两种方法的最佳实践以及如何结合找到一个战略联盟这对你有用。

内部与外部沟通:有什么不同?

在研究优化每种通信方法的顶级策略之前，了解这些方法的区别是至关重要的。内部沟通和外部沟通的一些最显著的区别是:

观众:内部受众包括组织的员工和成员，而外部渠道用于接触业务之外的各方，如客户、股东、投资者、客户、公众、供应商等。
目标:内部努力的目标是在各个业务单位和部门之间交换信息。或者，外部消息侧重于与外部方通信。
流:内部消息传递被设计为在组织内部流动，而外部通信则在外部环境中循环。
形式:这两种形式的交流可以是正式的，也可以是非正式的，然而，大多数的外部努力是正式的，并且高度记录。
频率:内部和外部的沟通都是有规律的，但正如你可能已经假设的那样，内部沟通的机会更多——这使得它更频繁地发生。
首选模式和方式:在这些不同的方法中，品牌可以利用许多传播渠道，但每种渠道的首选和最有效的方式是不同的(我们将在后面深入讨论)。

这些组织沟通的方法显然是不同的，对它们自己的意图来说是有价值的，但它们肯定不是相互排斥的——这只是一种华丽的说法，即内部和外部沟通同时发生，有许多交叉点使它们保持联系。

那么，在商业沟通方法方面，有哪些相似之处需要考虑呢?

内部和外部沟通都对一个组织的成长和生产力有相当大的影响。
可以在每种通信方法中利用多个通道。
经过深思熟虑和构思的信息是成功的关键。
消息不是为单向交流而设计的，而是为了促进有价值的对话。
定期的反馈可以用来在这个过程中修改它们。

仔细观察内部沟通

当思想、信息、事实和意见在组织内部交换时，沟通被认为是内部的。说到良好的内部沟通，目前最流行的一些用于交换信息的沟通渠道包括:

个人接触。
业务电话。
电子邮件。
内部网。
研讨会。

请记住，你的选择还不止于此——甚至远不止于此!技术的持续进步意味着您的组织可以使用大量现代工具来支持和改善您的内部通信。此外，数字工作场所的发展为团队提供了更多有价值的沟通和协作机会。

当你开始仔细研究你独特的内部沟通策略以及你应该做出的调整时，有两种主要类型需要注意:

垂直:当内部沟通发生在不同层次的员工之间时，就被认为是垂直的。这包括向下的沟通，从经理或领导到员工，和向上的沟通，从员工到领导或经理。
水平:另一方面，当处于同一层次的员工之间交换消息时，通信可以是水平的。

所以,什么?

内部沟通对于每一个组织来说都是不可避免的，但是培养一个系统是必要的有效的内部沟通则是另一回事。事实上，大多数员工觉得他们错过了公司的信息和新闻——当你考虑到大多数公司一开始就没有一个长期的内部沟通策略时，这就更有道理了。

良好的内部沟通对于确保整个企业的个人和员工随时了解情况，以及支持制定组织目标至关重要。从本质上讲，在一个组织的部门和同事之间提供有效的信息流动——这适用于上下员工/管理链——是有帮助的沟通计划大纲推动业务成果，组织资源，培训，评估等，同时激励员工充分发挥他们的潜力。

获得最佳结果的最佳策略

有效的内部沟通是提高员工敬业度和业务增长的关键。下面是一些帮助你达到目标的最佳实践:

确保一致性:沟通可能是关键，但如果没有一致性，效率就会大大降低。一个战略性和有效的内部沟通系统可以保证在所有部门和级别之间传递可靠的信息。
尽可能利用指标:持续改进内部沟通的最好方法是纳入衡量组织当前表现的系统。通过对日常运营的更深入了解，您可以清楚地了解为了提高结果，哪些沟通方法是必要的。
评估、制定策略和设计:当一切都说了，做了，有效的合作，反馈和一致性取决于你最初的沟通策略。花点时间了解你的具体信息需求，制定一个全面的行动计划，这会让公司更有效地实现内部沟通的成功。
实现反馈渠道:一个强有力的内部沟通计划将有系统来进行一致的双向反馈。这最终会鼓励整个组织的公开对话。
避免信息过载:一路上有一件事要小心?沟通过载。内部沟通不仅有帮助，而且在某种程度上是必要的。这就使得定期沟通至关重要，但仅限于重要的内容。

了解外部沟通的作用

外部沟通是指公司与外部环境中的任何其他人或实体之间的信息交换。这些外部利益相关者——通常包括客户、供应商、投资者、客户、经销商、社会、政府机构、公众等等——不可避免地对组织的业务产生相当大的影响。

所以如何?

嗯，外部各方最终是与你的品牌互动的团体或个人，无论这是否意味着监控商业活动，购买产品和服务，创造基本预期等等。虽然不同的利益相关者可能对公司有不同的需求，但可以肯定的是，他们的意见很重要，这些关键方及其参与程度对组织的长期成功有很大影响。

组织通常记录外部通信，这为如何在日常业务事务中与外部受众共享所有信息和消息提供了有价值的指导方针。对于大多数品牌来说，高层领导可能会负责通过预定义的渠道提炼和传递这些信息。一些常见的外部渠道，品牌利用成功的商业沟通包括:

网站内容和博客。
广告。
社交媒体．
现场活动和会议。
电子邮件和时事通讯。
客户会议。
新闻稿。

虽然有效沟通的渠道实际上是无穷无尽的，但要记住，外部沟通也可以是正式的或非正式的。

正式沟通:当有意为品牌传播创建结构化和专业的项目时，外部传播被认为是正式的，这些项目可能包括从精心创建的信件和报告到演示文稿或网页的任何东西。注意:外部通信通常是正式的，它们通常被视为迈向成功的第一步建立合适的企业形象．
非正式沟通:相反，非正式的外部通信是组织无法直接管理的。相反，这种类型的交流是自发的，通常通过个人接触产生。考虑到口碑对你的品牌有多么强大，这是非常有价值的。

利用的最佳实践

为外部受众创造的有效沟通是为了让外部世界了解组织的工作和质量。以下是成功做到这一点的常用策略:

了解你的听众:对于一般的营销人员来说，这似乎是显而易见的。但是，每次都值得重复。彻底了解你的谈话对象是与外部各方有效沟通的基石。这将最终成为你所有人生的基础营销工作．
慎重选择你的渠道:有了对你的受众和品牌身份的清晰认识，你就可以从战略上确定最有利于你的信息或目标的外部传播渠道。
让客户参与进来:你的客户非常接近你的品牌、产品或服务——可能比其他外部利益相关者更接近。正因为如此，让这些关键方参与进来是有益的，因为他们可以提供反馈，帮助你随时了解你的品牌是如何被看待的。
每一步都要提供价值:提供价值是任何外部沟通策略的核心。因此，这一价值应该贯穿于你的内容中，同时避免不必要的内容，以便更好地与这些受众建立联系，并在此过程中提供最积极的体验。