如何创建一个项目沟通计划(+可下载模板)

沟通是我们作为市场营销人员所擅长的——把我们出色的产品和服务转化为可消化的内容，以取悦我们的目标受众。至少，应该是这样的。我们可能不需要告诉你阻碍有效沟通的所有痛点，特别是当涉及到让你的产品在世界上被享受的时候。

如今，许多员工都在远程办公，高效合作就变得更加困难了。没有人想要犯错误，但是当项目创造者、合作者和关键利益相关者之间没有明确的渠道时，沟通错误就变得非常常见。

这就是明确命名的“项目沟通计划”发挥作用的地方。让我们看看这是什么，为什么你需要它，以及如何让它为你的品牌工作。

为什么每个项目都需要沟通计划

也许你曾经在这里工作过:你已经为一个项目工作了几天，几周，甚至几个月。这太完美了——不，这是梦想成真。你很激动地把它呈现出来，准备好获得所有你应得的热情洋溢的反馈，因为你为这一努力带来了纯粹的天才。期待的是，你把它交给团队批准，结果它失败了。

现在你感到困惑和沮丧。相当长一段时间以来，你一直在完善这个项目，但它完全没有达到目标。其他人什么时候开会讨论不同方向的?

我们都有过这样的经历，因为一些关键的沟通错误，比如我们错过了一条信息或一封电子邮件，甚至是一个会议邀请从来没有到，而开发出一些东西最终被扔进了隐喻的垃圾桶。或者，也许你每次都在那里开会，但是线路在某个地方交叉了，现在要解开已经太晚了。

即使很容易接触到新工具应该让协作成为一件轻而易举的事，沟通不畅的代价会产生很大的影响。人力资源管理协会的数据告诉我们，平均而言，公司每年亏损6240万美元由于沟通不充分。

我们都知道沟通问题并不罕见，但我们不应该将其视为交易的典型组成部分。有效沟通的障碍不像你的侄女不肯离开操场那样——你不必让它们一直溜走。

幸运的是，对于你、你的项目管理团队和你的项目来说，有一些有效的方法来平滑沟通过程。只要记住，你们都在朝着一个共同的目标努力。

就像邓布利多说的，“如果我们的目标相同，我们的心是开放的，那么习惯和语言的差异根本不重要。”换句话说，我们的沟通方式可能不同，但它们不应该影响我们达到共同目标的能力。

神奇的法术吗?项目沟通计划。

放下你还没写完的邮件，花一分钟时间放下你的休闲裤和聊天工具，关掉那些网络摄像头。项目的沟通计划正是你所需要的，它可以简化沟通管理，确保每个人都在同一页上，并出色地完成最后的工作。

理想情况下，每个沟通渠道都能顺利运作，消除障碍，帮助避免项目失败。不要不愿意尝试新事物;您的项目成功取决于您使用这些工具进行最佳项目管理的能力。

项目沟通计划到底是什么?

好的，我们来谈谈项目沟通计划。这些漂亮的跟踪文档建立在电子表格或表格中，它们概述了项目沟通的人员、内容、时间和方式。他们帮助所有团队成员——从客户到内部利益相关者——保持一致:

• 会议时间和地点。
• 每一次通信和会议的目标。
• 以及每个参与者的责任。

在项目沟通计划中，项目经理记录所有重要的信息，消除了有时与谁应该在什么时间轴上联系谁有关的猜测。

项目沟通计划的关键要素

从新实习生到销售总监，你的团队中的任何人都应该能从这份文件中找到有关沟通策略的信息。在沟通管理计划中，你应该能够找到以下几个关键的东西:

• 您将用于特定涉众的通信方法。有些人对他们使用的频道有自己的偏好，包括那些他们不喜欢或从不回应的频道。将这些记录下来可以帮助你记住哪些人不擅长通过电子邮件回复，以及哪些客户希望把所有事情都做成微软的项目。
• 可交付成果与描述。无论你是在更新状态还是提交一份报告，解释清楚“是什么”是至关重要的，这样就不会有任何东西被放错地方或忘记。
• 项目状态更新。你绝对不希望你的团队在一个项目上做双倍的工作，或者更糟糕的是，根本没有完成任何工作。不管怎样，你都是在浪费时间和宝贵的资源。一个有效的沟通计划需要定期更新，以便每个观众知道需要做什么任务，以及每个交付品在制作过程中的位置。
• 谁将扮演什么角色。将项目干系人、项目经理和团队成员的名单放在一个方便访问的位置，可以确保没有人会给错误的人发电子邮件。
• 谁将负责每一个交付物或产品。明确谁负责哪些元素可以减少混乱。这也让其他人知道他们是否应该将信息传递给项目经理、首席分析师或其他团队成员。
• 时间轴和事件的频率。无论你是召开每周状态报告会议，在一次性启动会议上列出目标和预算，还是在内部总结进展和未来任务，沟通计划都应该是所有会议和交付时间线的一站式服务。
• 目标受众。保持目标受众信息的集中化可以确保目标公众是您为之创建的对象，并且这些需求和观点不会在混乱中丢失。这绝不是沟通计划可能包含的所有元素的清单，但它们是一些必要的元素。其余的可以根据你的公司、项目和团队量身定做。你可能会发现，在沟通计划中包含客户联系信息是绝对必要的，或者需要对每个交付内容背后的信息进行更多的监督。具体的细节将取决于你——所以要有创意!不要忘记从你的团队那里收集他们认为最有帮助的信息。毕竟，项目沟通计划不只是为了你自己的利益。然而，在一天结束的时候，这些计划应该提高操作效率，促进积极的品牌认知在每一个。

成功的项目沟通计划的类型和方法

无论沟通是如何组织的，都要确保这些工具是有效的有效的可能需要点超能力。你可能会发现自己需要就沟通计划进行沟通。即使在最好的情况下，项目管理沟通也会很棘手——毕竟每个人都有自己的目标和愿望!

要成为一个有效的沟通者，要体现特德·拉索。把你的团队转变成一个快乐的、以目标为导向的交流机器，应该是在每个成员工作最好的地方，平等地会见他们而且选择能够完成任务的沟通方式——每次都能把球打进球门。虽然你队里的人可能不是超级联赛的球员，但他们应该是超级联赛的营销传播者。

决定你想使用哪种交流方式以及哪种交流方式最有益可能就像足球场的位置一样复杂。这包括从口头和书面交流到视觉表达形式的一切。正确地使用各种通信方式，包括电子邮件、即时消息、会议、电话等，来实现每种通信类型的好处。

例如，如果你试图把所有与项目相关的信息放在一个地方，供每个人将来参考，你就需要依靠书面交流，可能会转向电子邮件或共享文件夹。或者，如果你试图与团队成员就项目的复杂细节进行澄清，你可能需要一种依赖于口头表达的沟通方式。在这种情况下，您可以很容易地与您的团队进行通话——视频或其他方式。

成功沟通计划的目标

现在你已经理解了通信计划的全部或大部分要素，是时候将它们分类到最适合你的项目通信计划中了。调整和优化您的策略可能会迫使您从项目和团队中退一步来考虑全局。

首先，你应该检查你希望你的沟通计划达到的目标。具体来说，过去有哪些症结导致了问题?这些可能包括:

• 解决失去的沟通机会例如，电子邮件消失了，会议不断推迟或完全错过。
• 加强对交付成果的监督，这可能需要对每个参与者的行动进行更详细的概述，以跟踪项目进展。
• 管理不同利益相关者的目标．如果有多个涉众，沟通计划的目标可以是处理这些不同的目标，并创建一个完全优化的产品。
• 精简沟通方法，同时增加透明度．如果使用多个通道，并且频繁发生错误沟通，这一点就显得尤为重要。

你已经知道错误的沟通是如何损害你的品牌声誉和最终产品的。最终，一个成功的计划将基于你想要打破沟通的领域和你希望它在你的项目中实现的目标。一旦你处理了错误的沟通，保持你的内容营销策略比你想象的要容易。

brafton批准的项目沟通计划模板

想找个地方开始吗?我们创建了这个模板，作为您和其他项目团队成员可以找到最重要元素的起点。

输入你的沟通方式、受众、目标、时间线、负责任的团队成员以及其他对你的项目重要的元素。它甚至可能有一个或两个列更详细地介绍某些元素。你提供的细节越多越好，直到每个人都掌握了这个项目管理沟通的工作原理。

这是我们允许你玩你的项目沟通计划。成为我们所知道的具有创造性思维的市场营销人员，并尽可能根据您的需求制定这个项目计划。如果你在一两个月后再次联系，但交流仍然没有达到你想要的程度，试着调整并关注不同的部分。

项目沟通计划模板

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如何制定自己的沟通计划

如果你想从基础做起，更深入地了解这个沟通工具，那么制定你自己的项目沟通计划也是一个值得赞赏的努力。建立你的目标、时间表、计划和受众。当您从涉众、团队成员和高管那里收集所需的信息时，这可能需要更多的研究和拓展，但这是非常值得的。

在你开始之前了解你的资源，理想的沟通方法和期望的结果，让这个过程更顺利。然后，拿出一份文件，开始制定你自己的项目管理计划。输入你所有的研究——但是为了便于阅读而压缩它——然后和每个合作者反复检查细节，确保最初的计划对他们和你一样有效。

像专业人士一样沟通

都写下来了吗?现在你可以回到你的沟通方法上来，更多地意识到沟通是如何影响你的工作和每个项目的。

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