营销人员如何节省时间:8个有效的节省时间的策略

如果你觉得自己花了太多时间在与工作无关的事情上，你并不是一个人。各行各业的营销人员都报告说，他们在重复的、特别的和重复的任务上浪费了大量的时间。

尽管如此,十分之九的营销人员相信他们的日常工作应该更多的是创造突破性的想法，而不是完成行政任务。很明显，已经完成的工作与营销人员想要做的工作之间存在脱节——那么你或你的组织该如何解决这个问题呢?

解决这个问题有两个主要步骤:确定浪费时间最多的任务，找到正确的过程或工具，使任何营销人员的工作更有效。我们列出了营销人员在工作流程中面临的最浪费时间的问题，以及帮助他们更好地利用时间的策略。

营销人员如何浪费时间

电子邮件和聊天

当员工收到一封电子邮件或即时消息时，他们可能会感到有压力，要立即回复。这是一种被称为“远程压力”的真实心理现象，它可能是工作效率的主要杀手——每4个受访者中就有1个ReportLinker调查他们说，即使他们正在处理其他更重要的任务，也会感到立即回复即时消息的压力。Slack、谷歌Chat和Microsoft Teams是扰乱工作日的即时通讯平台的常见例子。

许多营销人员和团队倾向于使用全渠道沟通工具，例如网络语音电话系统它集电子邮件、实时聊天、电子邮件、客户关系管理、电话、语音信息和短信于一体。这些系统允许您更有效地沟通，甚至可以与您的队友就特定的客户进行对话。我们在JustReachOut经常这样做:

然而，即时通讯给员工带来了更大的压力，要求他们24小时待命。根据美国心理学协会的研究，这种不断的换挡可能会消耗工人40%的生产力。

重复的任务

重复工作是指已经完成的工作，但不必要地又做了一遍。一个2019年全球研究对一万多名办公室职员的调查显示，营销人员在重复的任务上浪费了大量的时间——准确地说，每周6小时53分钟。这加起来是一个巨大的数字每个营销人员工作328小时每年。

重复的任务通常源于员工无法访问正确的文档或信息。为了避免浪费时间，确保你的团队能够获得成功完成项目所需要的一切。

不必要的会议

员工花31个小时在没有效率的工作会议上。一次会议的平均工资费用等于338美元，结果是这样的近6000美元每个员工每年都浪费在会议上。更不用说员工们在开会时经常会感到无聊、分心、不知所措或心不在焉。

减少会议时间的一种方法是把好几个小时甚至好几天的会议时间指定为“不开会时间”或“专注时间”，谷歌将其称为“专注时间”。这样，你就能保证你每周的工作时间不会被打扰。下面是一个实现这种策略的谷歌日历的例子:

持续的一次性或临时请求

市场营销人员经常被分配任务，以支持其他部门的行动。虽然这些项目可能很快就能完成，但这些干扰加在一起，使营销人员无法进行真正的营销。它们还会导致能见度不足——您的团队可能不知道您正在处理这样的请求，因此无法判断您的带宽。

在计划工作和被动工作之间找到正确的平衡是关键。在营销团队的工作负载中留出一些空间来处理计划外的请求。您还可以实现某些表单或工具来减少请求。

手动报告

如果你花了一整天的时间整理报告，你就浪费了一周20%的时间。与其每周手动提取数据，不如想办法让报告自动化。根据耦合器。Io，自动报告可以解放到30%的员工时间．你可以采用的策略包括:

• 创建公式，将生成的答案为您在一个点击。
• 执行数据和报告软件。
• 建立流程工作流自动化。
• 数据输入和与其他工具的自动化集成。
• 分析结果并改进工作流程。

通过自动化一些最简单的任务(如如何以及何时提取报告)，您可以节省大量时间。

倾听或讨论被拒绝的提议

当涉及到营销建议时，跳出框框思考是很有趣的，但现实是，不是每一个建议都需要或应该被考虑。虽然把尽可能多的想法摆到桌面上是很好的，但是花时间讨论每一个想法可能最终对你的伤害大于帮助。

当你为一个新项目收集想法时，试着只选择那些认真的竞争者来讨论，以节省时间和提高效率。如果出于礼貌和透明的考虑，你真的想对每个想法都给出反馈，你可以总是对那些没有异步选择的想法进行反馈。

营销人员如何节省时间

浪费时间的方法有很多，但好消息是，节省时间的方法也有很多。以下7种方法可以让你和你的团队为每周的工作时间增加宝贵的时间。

1.对请求使用单一的真相来源

跟踪内部请求本身就会变成一项全职工作。通过集中您的请求系统，使您的团队更容易。做到这一点的一个好方法是创建一个标准化的表格或问卷，然后在整个组织中分发。例如，谷歌Forms让您可以做到这一点。下面是一个可以为您的组织轻松复制的表单示例:

然后，当请求开始传入时，将它们保存在共享文件夹或项目管理工具中，以便所有相关涉众都可以访问。

这也是避免特殊请求的一个很好的解决方案。

2.实现自动化的软件。

自动化软件对你的营销团队的生产力是一个很大的好处43%的员工据说这能帮助他们更快地完成任务。自动化软件可用于管理各种营销任务，如跨多个渠道和受众发送营销信息和电子邮件，收集日常表现的概述或摘要，并对线索进行评分。

例如，在JustReachOut，通过实现。我们能够为销售团队平均每天节省3个小时我们的销售流程遵循自动化．

我们的自动化从一个潜在客户在我们的图书演示页面上填写表格开始。然后，我们在Zapier中有一个自动化过程，它将输入的信息在HubSpot中创建一个新的交易，并将其分配给特定的销售代表，这样SDR就可以轻松地评估并快速确定每个潜在客户。

手动将这些细节输入HubSpot占用了我们实际销售软件的关键时间。

下一步是Zapier自动安排销售代表和潜在客户之间的谷歌会面电话，向双方发送电子邮件，并在Todoist中为销售代表创建一个任务。

最后的自动化在来电前30分钟向潜在客户发送一条短消息，提醒他们预约。这个过程根据调用开始时间触发，并通过Salesmsg将消息发送到他们在上面所示的演示登录页面上输入的电话号码。我们在创建自己的文本信息时，从大量这样的文本信息示例中汲取了灵感。

这些自动提醒，以及整个自动化，几乎使潜在客户的销售拜访率翻了一番——从50%到90%!

另外需要注意的是，我们最近从模拟手机转向了基于云的解决方案，该解决方案与我们的CRM和帮助台软件．自从切换后，我们发现成本节省了40%，演示电话的出现率提高了3倍。根据一项最近的研究在美国，如果企业放弃模拟计算，将节省高达65%的成本。他们表示，使用云解决方案的主要好处是灵活性、可伸缩性和集成性。

3.保持你的数字资产有条理。

虽然这似乎不是一个大问题，但缺乏正确的数字资产管理可能会对团队的表现产生不利影响。根据一项研究在2021年，54%的美国办公室专业人士浪费时间在他们的在线归档系统中搜索文件。

如果没有一个有效的数字资产管理工具，营销人员就必须投入更多的时间来寻找合适的资产，同时还要冒创建冗余文档的风险。这最终会导致错误的沟通问题和糟糕的标准化过程。

为了避免这类问题，营销人员应该使用在线工具，让他们以一种简单的方式访问、归档和组织文档。例如,Brafton的内容营销平台提供一个内容库，可以自动归档每一段内容，便于筛选和查找任何资产。

4.自动化你的邮件。

普通工人发送或接收每天112封邮件这占了他们一天的23%。电子邮件自动化工具可以通过了解你的电子邮件习惯，创建回复模板，听起来就像你自己写的电子邮件，从而节省大量的时间。

将人们会阅读和参与的电子邮件的编写过程自动化，并将它们安排在最佳时间自动发送。你可以用像Klaviyo和Salesforce这样的程序设置自定义邮件流。

像Ceros这样的公司会安排团队代表的行程，并发送电子邮件，以获得聪明而真实的体验。

5.为重复任务构建自定义工作流。

通过构建为您完成工作的工作流，您可以为您的团队节省大量时间。这可以有很多形式，但一些例子包括:

• 实现一个看板板和项目管理软件，它是为反映团队的需求而定制的。有一些可供选择的软件解决方案可以让你制作看板。在JustReachOut，我们使用Helpscout的替代方案叫做ServiceNow整合Zapier的自动化工具。我们这样做的重点是更好地管理入站联系人，更快速和有效地管理船上客户，并收集有价值的客户评论。
• 创建Brafton的工作流程内容营销平台．该工具提供了可定制的模板，允许用户为内容创建过程的每个步骤构建工作流。这个功能可以帮助市场营销人员节省时间，设定清晰的项目时间表，让每个人都在同一页上。
• 使用自动回复软件，帮助您根据触发或发生的特定事件向订阅用户的收件箱发送电子邮件。您可以自动化销售电子邮件、营销电子邮件甚至客户服务电子邮件。在JustReachOut的案例中，发送自动的客户反馈邮件不仅为团队节省了大量时间，而且正面评论的数量也从5%增加到了15%。
• 使用一个应用程序，根据每个人的时间表自动找到最佳见面时间。

6.使用时间轴/路线图。

很多时候，营销人员只是忘记了他们的优先级。通过电子邮件、短信、实时聊天和Slack，我们都被问到很多问题，以至于我们觉得自己在不断地灭火。

为了减少杂乱的请求，确保每个人都在做对团队来说最重要的事情，可以考虑为所有的主要营销计划建立一个路线图，这样所有的团队成员都可以遵循它。

比如，每次你推出一个新的产品特性你应该有一个每个人都可以遵循和执行的现有产品发布路线图。

前置时间轴制作工具有一些模板，您可以简单地借用，编辑和调整您的团队的需要。它肯定比在谷歌幻灯片中手动创建时间轴要好。下面是一个很好的营销路线图模板示例:

以下是产品发布路线图:

7.你的CRM集成。

crm可能很昂贵，但是在销售和营销之间手动传输信息可能花费更多。这不仅会占用团队的大量时间，而且也更容易出错，让追踪潜在客户变得更加困难，而且数据永久丢失的风险也会更高。

有3不同类型的crm；其中任何一个都可能对你的业务有潜在的好处:

• 运营式CRM:作为存储销售和市场信息的数据库。例如Salesforce和Pipedrive。
• 分析性CRM:分析数据，为您提供有价值的业务见解。HubSpot就是一个例子交易跟踪特性和Zoho。
• 合作型CRM:使团队之间的信息共享变得容易。微软Dynamics 365就是一个很受欢迎的例子。

无论你实施什么类型的CRM，不同团队之间的数据共享和传输都应该是快速、无缝和准确的。你还应该能够监控你的努力的结果，看看什么产生了收益，什么没有。

8.尝试敏捷营销。

敏捷是一个项目管理框架系统，最初是为了帮助软件开发人员管理他们的工作流程而创建的，但后来已被营销团队采用来做同样的工作。敏捷的核心包括以下基本实践:

• Sprint规划:“冲刺”指的是一个项目从开始到结束所花费的时间。这可能需要1周到6个月的时间。在sprint计划中，您的团队将确定在一个sprint中完成多少工作。
• 登机会议:定期召开的会议是团队查看项目进展情况和讨论任何障碍的一种方式。
• Sprint跟踪:通过项目管理工具、CRM或电子表格，在每个sprint期间跟踪每个项目的进度，这是一种集中的、可访问的方式。看板(如下图所示)是跟踪sprint进度的另一种流行方法。

如果以下情况，敏捷可能很适合您的组织或项目:

• 有人愿意扮演项目所有者的角色，成为每个项目的关键人物。
• 你的团队中有足够多的成员可以在严格的时间框架内完成某个项目。
• 您的团队愿意遵循敏捷的最佳实践。
• 您的团队具有足够的协作性，从而允许敏捷过程发挥其魔力。

一旦你实施了敏捷，你的营销团队可能会更积极地响应、参与并与公司的计划保持一致。

总是有改进的空间

没有一个营销团队能在100%的时间里完美运转。也就是说，有许多策略和工具可以使工作更有成效和乐趣，不仅对营销团队，而且对您的整个组织。通过尝试这里列出的一种或任何一种策略的组合，你将在更聪明地工作的道路上走得更远。